Az email teljes mértékben megváltoztatta azt, ahogyan olvasunk és írunk. Ha kisvállalkozó vagy és még nem szoktál hozzá ehhez a változáshoz, a közönségedhez talán el sem érnek az üzeneteid. A Conduit blog 9 tippet gyűjtött össze, melyek segítenek a jó email írásában.
1. Az email legyen olyan rövid, amennyire csak emberileg lehetséges!
Vágj, vágj és még vágj! Ragaszkodj egyetlen témához! Ha több megbeszélnivaló lenne, azt külön emailben írd meg! Túl sok a részlet? Csatolj egy mellékletet!
2. Az üres tér jó.
Azt a régi trükköt ma már senki sem veszi be, hogy összezsúfolod az emailed sorait csak, hogy rövidebbnek tűnjön! Légy bátor és hagyj nagyobb sorközöket a bekezdések között! Ha úgy érzed, ezzel túl hosszúnak tűnik, akkor szerkeszd a tartalmat! Az összezsúfolás sosem a helyes válasz.
3. Használj felsorolásokat!
Nézd meg az emailedet! Látsz hosszú bekezdéseket? Senki sem akarja keresztülverekedni magát rajtuk. Tördeld ezeket felsorolásokká vagy listákká! Itt egy példa (jobbra a helyes megoldás, ahol áttekinthetőek a lépések, amelyek segítségével a felhasználó az ügyfélszolgálathoz fordulhat):
4. Emeld ki a fontos részeket!
Ne kelljen az embereknek keresgélnie azokat a részeket az emailben, amik rájuk vonatkoznak! Esélyes, hogy nem fogják megtalálni.
- Tisztázd, kinek mit kell tennie!
- Emeld ki az emberek nevét félkövéren vagy színekkel!
- Minden feladathoz adj határidőt és emeld ki azt is!
5. Ne dolgoztasd az olvasót!
Tegyük fel, hogy az olvasóidat nagyon érdekli, amit ajánlasz nekik és tartani akarják veled a kapcsolatot! Megtehetik? Megmondtad nekik, mit kell tenniük pontosan? Ne várd el tőlük, hogy maguk találják ki, mert nem fogják! Itt egy példa (balra a helytelen példa, jobbra a helyes – utóbbinál pontosan listázva van, mit kell tennie a felhasználónak egy alkalmazás letöltése, illetve a regisztrálás érdekében):
6. Írd le helyesen a neveket!
Az egyik leggyorsabb módja annak, hogy ne profiként tűnj fel, ha valakinek rosszul írod le a nevét, vagy ami még rosszabb, a cégét vagy a termékét (akár a sajátodat is). A Google a barátod!
7. Legyél életszerű!
A legjobb hangnem társalgó, kellemes. Leszámítva, ha bank vagy, nincs okod a formalitásra! Másrészt viszont nem kell túlzásba vinni a dicséreteket és lelkesedést! Az emberek észreveszik az ilyet és nem veszik jó néven.
8. Legyél kedves!
Emlékezz arra, hogy a szavak épp olyan agresszívnak hathatnak írásban, mint élő szóban. Itt van néhány barátságos trükk:
- Mondd, hogy „kérem” és „köszönöm”! Nyilvánvaló lenne? Meglepődnél, milyen gyakran megfeledkezel róla és hogy mennyire fontos is ez.
- Vedd célba a másik ember érzelmeit! Meg fog lepődni az emailed láttán? Csalódott lesz? Mindig ismerd el a munkát, amit elvégeztek!
- Nézd át, vannak-e kellemetlen kifejezések (probléma, veszteség, hiba, tévedés) a szövegben, amelyeket használtál! Cseréld le mindet pozitívabbra (kimenetel, vonatkozó kérdés, ügy, eset)!
9. Ellenőrizz!
Így tudod észrevenni a hibákat, amelyeket ejtettél. Olvasd át újra az emailedet és tartsd szem előtt a fenti tippeket! Képzeld magadat a címzettek helyébe és nézd át a szöveget az ő szemükkel! Nyomtasd ki és olvasd el úgy – talán észreveszel olyat is, amit a képernyőn nem! Kérd meg egy barátodat, hogy fussa át Ő is!
Miután pedig elég fényesre csiszoltad, bátran nyomj a „Küldés” gombra!